Einblicke ins Tool
So sieht es in der Praxis aus.
Beispielansichten mit Demodaten – so erleben Kanzlei und Mandant kanzleifox.
kanzleifox ist die sichere Kanzlei-Cloud: Ende-zu-Ende-verschlüsselter Austausch von Dokumenten und Nachrichten, automatische Fristenerkennung und ein Verfahrensstand, den Ihre Mandanten selbst verfolgen – DSGVO-konform, on-premise in Deutschland.
Vom ersten Mandantenkontakt bis zum Abschluss: alles an einem sicheren Ort, verzahnt und automatisiert.
Nachrichten und Dokumente Ende-zu-Ende-verschlüsselt austauschen – statt unsicherer E-Mail oder Messenger. Der Server sieht Ihre Inhalte nie im Klartext.
E2E-VerschlüsselungErkennt aus hochgeladenen Bescheiden automatisch typische Fristen (OWiG, ZPO, VwGO, KSchG …) mit Rechtsgrundlage und Fundstelle – als Vorschlag zur anwaltlichen Bestätigung.
Automatisch & nachvollziehbarIhre Mandanten verfolgen den Fortschritt ihrer Akte wie eine Sendungsverfolgung – inklusive Push-Benachrichtigung bei jedem neuen Stand. Weniger Rückfragen, mehr Vertrauen.
Mandanten-TransparenzDie Kanzlei bietet buchbare Zeitfenster an, die Mandanten selbst buchen – auf Wunsch als Videogespräch. Parallel bleibt die freie Terminanfrage möglich.
Slots & VideoJede Akte als kleines, revisionssicheres DMS: automatische Kategorisierung in einen aufklappbaren Baum und einheitliche Umbenennung nach Ihrem Muster.
DMSAuf Knopfdruck ein Kanzlei-Schreiben mit Ihrem Briefkopf, Empfängerdaten und automatischer Nummernführung. Dokumente vorbereitet zur Übergabe an das beA.
Ein-Klick-SchreibenMandatserteilung und Vollmacht rechtsverbindlich digital unterschreiben lassen – mit revisionssicherem Nachweis. Kein Ausdrucken, kein Postweg.
E-SignaturBereitet Deckungsanfragen an die Rechtsschutzversicherung vor: Eckdaten aus den Dokumenten, Sachverhaltsentwurf, fertiges PDF – Freigabe bleibt beim Anwalt.
Assistiert, nie automatischStellen Sie eine Frage zur Akte und erhalten Sie eine Antwort aus den eigenen Dokumenten – mit Fundstellen. Das KI-Modell läuft rein lokal auf Ihrem Server.
100 % on-premiseBeim Anlegen einer Akte gleicht das System die Gegenseite mit bestehenden Mandaten ab und warnt bei möglichen Konflikten (§ 43a BRAO).
BerufsrechtAus den Dokumenten einer Akte entsteht automatisch eine datierte Zeitleiste des Falls – jedes Ereignis mit Quellbeleg, rein lokal berechnet.
AutomatischInteressenten fragen über ein öffentliches Formular eine Erstberatung an. Die Kanzlei nimmt an – mit einem Klick wird daraus ein Mandantenkonto.
Mehr MandateBeispielansichten mit Demodaten – so erleben Kanzlei und Mandant kanzleifox.
Datenschutz ist bei einem Kanzlei-Tool kein Feature, sondern die Grundlage. Deshalb bleibt bei kanzleifox alles in Deutschland – und in Ihrer Hand.
Keine US-Cloud, kein Drittland. Ihre Daten liegen auf einem deutschen Server – konform mit § 203 StGB und DSGVO.
Dokumente mit AES-256 verschlüsselt gespeichert; sensible Dateien optional Ende-zu-Ende – der Schlüssel bleibt beim Mandanten.
Strikte Mandantentrennung: jede Kanzlei erhält eine getrennte Datenbank und einen eigenen Schlüssel.
Jede Aktion in einer fälschungssicheren Hash-Kette protokolliert, Zwei-Faktor-Pflicht für die Kanzlei.
Wir richten Ihre Kanzlei mit eigener Subdomain, eigenem Logo und eigenen Farben ein. Getrennte Datenbank inklusive.
Ihre Mandanten melden sich per Aktenzeichen an, akzeptieren die Einwilligung und kommunizieren sofort sicher mit Ihnen.
Dokumente, Fristen, Verfahrensstand und Schreiben an einem Ort – als App auf Handy und Desktop.
Transparent pro Kanzlei. 30 Tage kostenlos testen · ab Professional ohne Einrichtungsgebühr · bei Jahreszahlung 1 Monat geschenkt.
Alle Preise netto zzgl. USt. Alle Pakete: DSGVO-konform, on-premise in Deutschland, eigene Datenbank & Branding je Kanzlei. Keine versteckten Kosten, monatlich kündbar.
Fordern Sie eine unverbindliche Demo für Ihre Kanzlei an – wir zeigen Ihnen alles in rund 20 Minuten und beraten Sie zum passenden Paket.
kanzleifox ist ein Mandantenportal von hubfox für Anwaltskanzleien. Kanzlei und Mandant tauschen Nachrichten und Dokumente je Akte aus, statt über E-Mail oder Messenger. Mandanten sehen den Verfahrensstand ihrer Akte und werden bei einem neuen Stand benachrichtigt.
Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt, sensible Dateien lassen sich zusätzlich im Browser Ende-zu-Ende verschlüsseln. Jede Kanzlei hat eine eigene Datenbank und einen eigenen Schlüssel, und jede Aktion wird in einer Hash-Kette protokolliert. Für die Kanzlei ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht.
Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Auf Wunsch kann kanzleifox auch auf einem eigenen Server der Kanzlei betrieben werden.
Mandanten melden sich mit ihrem Aktenzeichen an, Dauermandanten mit ihrer Kundennummer. Beim ersten Login erteilen sie eine versionierte Einwilligung, die die Kanzlei im Adminbereich abrufen kann. Das Portal läuft im Browser und lässt sich als App auf Handy und Desktop installieren.
Nachrichten, Dokumente, Fristen und Verfahrensstand liegen gebündelt in der Akte statt in Postfächern. E-Mail-Benachrichtigungen enthalten nie Akteninhalte, sondern nur einen Hinweis. Lesebestätigungen zeigen, wann der Mandant ein Dokument zuerst geöffnet hat.
Zugang und Preis gibt es auf Anfrage über kontakt@hubfox.de. Die Kanzlei wird mit eigener Subdomain, eigenem Logo und eigenen Farben eingerichtet.
Wann Kanzleien Mandatsdaten einem Cloud- oder IT-Dienstleister anvertrauen dürfen: § 203 StGB, § 43e BRAO, § 62a StBerG und DSGVO, mit Prüfliste.
Was § 2 Abs. 2 BORA zur E-Mail mit Mandanten regelt, wann eine Zustimmung vorliegt und was die Datenschutzaufsicht bei hohem Risiko verlangt.
Wann Anwälte wegen widerstreitender Interessen nicht tätig werden dürfen, was für Sozietäten gilt und wie eine Kollisionsprüfung in der Praxis aussieht.